1.   Модель деятельности логистической компании

Модель коммерческой деятельности типичной логистической компании приведена на рисунке 1.

Функционирование логистического предприятия обеспечивается взаимосвязанной работой четырех основных блоков деятельности:

— Продажи — взаимодействие с клиентами, начиная с приема обращений и заявок, и заканчивая оформлением документов (на оказание услуг, на оплату).

— Оказание услуг – прием грузов от отправителя, хранение, перевозка, выдача получателю, оказание дополнительных услуг по упаковке, страхованию, погрузке/разгрузке и др.

— Финансы – прием и учет оплаты за услуги (либо напрямую от отправителя или получателя, либо через подрядчиков), обеспечение оплаты работ подрядчиков (сторонних перевозчиков, курьеров, услуг складского хранения, страхования, погрузки-разгрузки и т.п.).

— Управление – получение и анализ информации о деятельности предприятия, формирование управляющих воздействий для обеспечения и улучшения деятельности предприятия, инициирование проектов, связанных с изменением деятельности предприятия. Для упрощения диаграммы внутрихозяйственная деятельность (все виды ресурсного обеспечения, а также все виды контроля) отнесены к блоку «Управление».

Для логистической компании характерным является наличие трех основных потоков объектов коммерческой деятельности:

• Материальные потоки (грузы). Это те объекты, которые клиенты передают логистическому предприятию для оказания услуг (например, передача груза для доставки его получателю за определенную плату).
• Финансовые потоки (наличные и безналичные расчеты). Это объекты, которыми отправитель или получатель расплачивается за оказанную услугу (непосредственно логистической компании или через ее подрядчиков), а также объекты, которыми сама логистическая компания расплачивается с подрядчиками.
• Документационные потоки (договоры, документы на грузы, документы по оплате, сопроводительные транспортные документы, отчеты, нормативные и распорядительные документы предприятия). Это объекты в бумажном или электронном виде, которые сопровождают юридически значимые действия при движении материальных и финансовых потоков, отражают результаты этих действий, несут распорядительные и внутренние нормативные функции.

2.   Роль процессов обеспечения документационных потоков

В логистической компании процессы обеспечения материальных и финансовых потоков, как правило, жестко регламентированы, так как это потоки, которые, во-первых, имеют регламентацию на законодательном уровне, во-вторых, непосредственно «генерируют» прибыль предприятию. А вот процессы обеспечения документационных потоков, хоть и являются достаточно ресурсоемкими, наименее формализованы и, как правило, наименее автоматизированы. К таким процессам относятся:

• изготовление документов, в том числе генерация отчетов,
• текущее и архивное хранение документов в бумажном и электронном виде,
• обеспечение оперативного поиска документов, доступ к архивам документов
• обеспечение коллективного использования документов в территориально удаленных подразделениях,
• контроль актуальности документов,
• контроль исполнения поручений по документам, и т.п.

Если посчитать, сколько времени сотрудники тратят на подготовку и обработку документации, которая является жизненно необходимой для обеспечения коммерческой деятельности предприятия, то станет ясно, что обеспечение документационных потоков – первостепенная задача!

Документация играет первостепенную роль и в процессах управления.

С одной стороны, для сбора информации по результатам и эффективности деятельности предприятия каждый из блоков (продажи, оказание услуг, финансы) направляют блоку управления плановую и отчетную документацию.

С другой стороны, для осуществления управляющих функций от блока управления в остальные блоки предприятия направляются документы, содержащие корректирующие воздействия, задания, предложения и др.

При этом, в вопросах документального обеспечения управления важную роль приобретают задачи выполнения сроков предоставления информации в блок управления, и контроля исполнения заданий от блока управления другим производственным блокам, в том числе и с персональной ответственностью.

Наиболее характерными проблемами обеспечения документационных потоков в логистической компании являются:

• большое количество первичных документов,
• взаимодействие в «ручном» режиме при формировании и движении документов (маршруты движения документов и сроки их обработки контролируются вручную ответственными работниками),
• отсутствие удобных способов поиска и доступа к документам, в том числе к архивным,
• отсутствие удобных способов управления и контроля поручений по документам, в том числе выполнение проектов на основе поручений,
• отсутствие единых справочных данных (по клиентам, подрядчикам, договорам, сотрудникам и их заданиям),
• отсутствие общекорпоративных баз знаний, средств удаленного коллективного обсуждения и принятия решений,
• отсутствие удобных способов оценки эффективности деятельности подразделений и сотрудников на основании контроля поручений.

При решении задачи повышения эффективности деятельности предприятия в первую очередь необходимо провести мероприятия:

— по снижению ресурсоемкости деятельности за счет автоматизации ручного труда,

— по внутрикорпоративному закреплению правил и порядка деятельности сотрудников при выполнении работ.

Так как процессы обеспечения документационных потоков являются наиболее ресурсоемкими и наименее формализованными, решение вопроса автоматизации именно этих процессов ведет к значительному, а иногда и к многократному снижению потребностей в кадровых ресурсах.

3.   Модель деятельности логистической компании с использованием E-Portal

Автоматизация перечисленных задач обеспечения документационных потоков возможна с помощью внедрения корпоративного электронного портала (E-Portal) на базе отечественной программной платформы «ELMA».

Диаграмма коммерческой деятельности типичной логистической компании с использованием E-Portal на платформе «ELMA» приведена на рисунке 2.

 

E-Portal на платформе «ELMA» объединяет в себе следующие функциональные модули:

— ECM (Enterprise Content Management) — система электронного документооборота и управления корпоративными знаниями, единые корпоративные справочники (в том числе справочник сотрудников и их контактные данные), корпоративные базы знаний, документооборот управленческий (входящие, исходящие и т.п.), договорный, первичных документов предприятия, электронный архив и механизмы поиска документов, коллективные средства общения (информационные каналы, чаты) и др. Примеры скриншотов ECM приведены на рисунке 3.

— CRM (Customer Relationship Management) — система управления взаимоотношениями с клиентами, в том числе единый справочник контрагентов, контактов, учет взаимоотношений (звонков, договоров с клиентами, маркетинговых воздействий и т.п.), интеграция с популярными системами IP-телефонии. Примеры скриншотов CRM приведены на рисунке 4.

— BPMS (Business Process Management System) — система управления бизнес-процессами, которая закрепляет в электронном виде последовательность действий сотрудников для получения результатов деятельности логистической компании, обеспечивает формирование задач сотрудникам для выполнения этих действий (через Task Manager) и контроль их выполнения в автоматическом режиме. Другой стороной использования BPMS является легкость внесения изменений в действующие бизнес-процессы: назначить условия, границы принятия решений, дополнительные условия и правила, сменить или назначить исполнителей задач, — всё это BPMS позволяет делать «на ходу», без привлечения программистов и без остановки деятельности! Примеры скриншотов BPMS приведены на рисунке 5.

— Task Manager – диспетчер задач, интегрированный со всеми остальными системами E-Portal, и позволяющий назначать каждому пользователю задачи в ручном (например, руководителем, по резолюции в документе) или автоматическом (например, при выполнении бизнес-процессов) режиме, автоматически оповещать сотрудников о поставленных им задачах, контролировать сроки исполнения. Примеры скриншотов Task Manager приведены на рисунке 6.

— Project – система управления проектами — уникальными работами, имеющими определенный ограниченный срок, ресурсы и бюджет.

Project предоставляет менеджеру проекта инструменты для формирования план проекта (в табличном виде и в виде диаграммы Ганта) с закреплением ресурсов и исполнителей, автоматически формирует задачи для сотрудников (через Task Manager), назначенных исполнителями в плане проекта, ведет бюджетирование финансов и трудозатрат, обеспечивает контроль исполнения, механизмы оповещения участников проекта. Проектов в системе может быть сколь угодно много. Примеры скриншотов Progect приведены на рисунке 7.

Примерами проектов являются: проведение маркетинговой компании по продвижению новой услуги, проведение модернизации автопарка, проведение строительных работ по возведению склада и т.п.

 

— KPI (Key Performance Indicators) —  система ключевых показателей эффективности, которая позволяет связать стратегические цели предприятия с деятельностью каждого сотрудника и контролировать активность и результативность сотрудников для оценки работы компании в целом, подразделений, каждого сотрудника. Примеры скриншотов KPI приведены на рисунке 8.

4.   Преимущества E-Portal от «ELMA»

Многие компании предлагают разработать электронный портал для организаций различного профиля деятельности.

Для разработки электронного портала наиболее часто используются:

а) Платформы зарубежных производителей (IBM WebSphere, Microsoft SharePoint, Oracle Application Server, SAP Enterprise и др.).

б) Отечественные платформы: 1С-Битрикс, ELMA.

в) Довольно часто предлагается разработать электронный портал на базе бесплатных платформ Alfresco, JomPortal, Jive и др.

г) Существуют «облачные» решения типа «Простой бизнес», «Битрикс24» и др.

В любом предлагаемом решении есть как плюсы, так и минусы.

В каждой из перечисленных платформ найдется немало плюсов.

Из минусов же стоит упомянуть, что:

• решения на базе зарубежных платформ требуют больших первоначальных вложений на лицензии, а также большие объемы работы аналитиков, программистов. По мнению экспертов, внедрение портала на базе этих платформ оправдано только в случае, если на предприятии уже эксплуатируется программное обеспечение этих производителей и закуплены лицензии, есть подготовленный персонал, работающий в других проектах на этих платформах. К тому же в настоящее время критичны вопросы «импортозамещения» и «санкций» — зарубежный производитель может в любое время оказаться «недоступным» или «нерекомендуемым»…;
• решения на базе бесплатных платформ «пустые» (только платформа). Они требуют больших объемов разработки, в том числе программирования, что ведет к большим расходам на аналитиков и программистов, большим срокам разработки и внедрения;
• «облачные» решения не обеспечивают требуемого в организациях уровня безопасности информации, их невозможно доработать под требования конкретной организации.

Таким образом, выбор отечественной платформы является наиболее предпочтительным в большинстве случаев.

Если сравнить ELMA и 1С-Битрикс, то мы найдем много общего:

— обеспечение внутрикорпоративных коммуникаций,

— управление задачами,

— планирование и учет рабочего времени,

— обеспечение работы с клиентами (в т.ч. справочники клиентов),

— управление бизнес-процессами,

— управление структурой компании, корпоративные справочники персонала,

— наличие десктопных «агентов» и мобильных приложений,

— наличие API,

— интеграция с MS Office, 1 C, MS SharePoint, MS Outlook и др.,

— интеграция с шинами данных.

Однако решение на базе «ELMA» имеет ряд неоспоримых преимуществ:

— изначально внедренная система документооборота с поддержкой карточек документов, поддержкой договорной работы,  обеспечением регламентированного доступа к документам, возможностями ввода документов в удаленных подразделениях,

—  готовая система управления проектами, интегрированная c системой управления задачами пользователей, календарем, совместимая с MS Project,

— готовая система доработки «без программирования» интерфейсов пользователей, документооборота, справочников, разработки отчетов,

— наличие системы визуальной разработки, отладки и запуска в использование бизнес-процессов в наиболее распространенной в настоящее время нотации BPMN,

— готовая система оценки эффективности деятельности каждого сотрудника и компании в целом,

— отличная техническая поддержка, в том числе удаленная поддержка внедрения, что ведет к отсутствию потребности в штате программистов у заказчика.

5. Почему «ИнтелТех»?

Компания «ИнтелТех» предлагает решения широкого круга задач по автоматизации процессов управления в транспортно-логистическом комплексе, в том числе:

— ПЛАНИРОВАНИЕ И МОДЕЛИРОВАНИЕ ТРАНСПОРТНОЙ ИНФРАСТРУКТУРЫ — создание транспортных моделей уровня предприятия, города, макрорегиона, в т.ч. имитационное моделирование и калибровка и оптимизация моделей, выбор критериев и поиск оптимальных решений, аналитика и подготовка предложений для принятия решений.

— СОЗДАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ МУЛЬТИМОДАЛЬНОЙ ЛОГИСТИКОЙ — разработка, внедрение и организация эксплуатации информационно-управляющих систем, координирующих работы различных видов транспорта: железнодорожного, авиационного, морского, автомобильного. Интеграция информационных систем различных предприятий и ведомств в рамках единого перевозочного процесса.

— ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНЫХ ТРАНСПОРТНЫХ СИСТЕМ — проектирование, разработка и внедрение элементов, групп элементов и взаимоувязанных комплексов ИТС. Разработка, адаптация программного обеспечения под задачу проекта. Монтаж и пуско-наладка периферийного оборудования. Создание Центров обработки данных и Ситуационных центров.

— ПРОВЕДЕНИЕ НИР И ЭКСПЕРТИЗА ТРАНСПОРТНЫХ РЕШЕНИЙ — консалтинг и проведение исследований в области транспортных систем. Экспертный анализ и разработка предложений, подготовка документации, технических заданий, проектных решений.

— СОЗДАНИЕ ЦЕНТРОВ УПРАВЛЕНИЯ ТРАНСПОРТОМ — разработка методик, сценариев, регламентов управления транспортом, в т.ч. транспортными, грузовыми и пассажирскими потоками. Создание ситуационных и диспетчерских центров уровня предприятия, города, региона, макро-региона. Разработка, адаптация и внедрение систем поддержки принятия решений.

Занимаясь внедрением сложных автоматизированных систем в области транспортной логистики специалисты компании «ИнтелТех» неоднократно сталкивались с «общими» проблемами, казалось бы, далекими от автоматизации транспортно-логистической деятельности, в том числе:

—  отсутствие стандартизованного и регламентированного электронного документооборота в организации, электронного архива и средств поиска документов,

—  большое количество средств коммуникации, которые используются хаотично и несогласованно (E-Mail, Skype, ICQ и другие коммуникаторы, общие файловые папки на серверах  и т.п.),

— отсутствие средств автоматизированного контроля исполнения задач, поручений, резолюций по документам,

— отсутствие регламентов взаимодействия сотрудников при выполнении коммерческой деятельности (регламентов бизнес-процессов), особенно при взаимодействии между различными подразделениями,

— отсутствие средств автоматизации исполнения бизнес-процессов,

— отсутствие показателей эффективности деятельности организации в целом, подразделений и отдельных сотрудников, и отсутствие системы автоматизированного сбора и вычисления таких показателей, и, как следствие, отсутствие понятных «рычагов» мотивации деятельности,

— отсутствие коллективных средств автоматизации проектной деятельности (а часто и вообще отсутствие самого понятия проектной деятельности!).

Все перечисленные проблемы, мягко говоря, «не способствовали» разработке и внедрению автоматизированных систем транспортной логистики.

Поэтому, накопив знания по организации основных коммерческих бизнес-процессов, по организации документооборота, по формам работы с клиентами и подрядчиками, по способам определения эффективности деятельности логистических и транспортных компаний (и их персонала) компания «ИнтелТех» включила в свой «портфель» разработку и внедрение проектов автоматизации управления логистической компанией на программной платформе нашего партнера – компании «ELMA».

Компания «ИнтелТех» готова разработать и внедрить E-Portal, настроенный под специфику вашего логистического бизнеса, с помощью которого ваша компания будет успешно организовывать и выполнять внутреннюю деятельность, взаимодействовать с клиентами и подрядчиками, объективно оценивать свои успехи, планировать свое дальнейшее развитие и воплощать эти планы в жизнь!

Наши контакты:

Сайт: http://inteltech.center/

Эл. почта: info@inteltech.center

Адрес: 127083, Москва, ул. Мишина, дом 26, корп.F

Тел.: (495) 662-89-44

Генеральный директор

Борейко Александр Евгеньевич

Моб.тел.: (985) 767-35-22